1. مقدمه
متن حاضر گزارشی است در مورد طراحی کلی نرم افزار آرشيو اسناد فرهنگی و هنری، در این گزارش بنابر ارائه تصویری کلی از سیستم می باشد و از پرداختن به جزئیات فنی کار یا به عبارتی طراحی تفصیلی خودداری شده است.
در این گزارش سرویسهای ارائه شده توسط نرم افزار و مشخصات عمومی آن و پس از آن بستر ارتباطی و سخت افزار لازم برای پیاده سازی تشریح شده است. در بخش دیگری از گزارش ابزار نرم افزاری مورد نیاز برای اجرای پروژه توضیح داده شده.
اين نرم افزار بر اساس آخرين استانداردهای روز آرشيو و نرم افزارهای آرشيو اسناد در دنيا طراحی شده است و دومين نرم افزار موجود در کشور می باشد که بر اساس استاندارد مارک ايران طراحی و اجرا شده است و عين حال تنها نرم افزار کاملا مبتنی بر وب از اين نوع به حساب می آيد.

2. تعريف مسئله
یکی از بزرگترین سيستم های اطلاعاتی هر سازمان، اطلاعات مربوط به آرشيو اسناد آن سازمان است و در بسیاری از مواقع دسترسی به اطلاعات اسناد، نحوه رده بندی آنها، اطلاعات امانی آنها و... کاری بسیار دشوار است. از این رو مکانیزه نمودن این نوع اطلاعات امری لازم و ضروری برای هر سازمان به حساب می آید. طرح حاضر، راهکاری است در جهت مکانیزه کردن اطلاعات آرشيو اسناد فرهنگی و هنری.

3. اصول و اهداف سيستم
در طراحی و پياده سازی اين نرم افزار اصول و اهداف زير همواره و در همه سطوح در نظر گرفته شده است.

3.1. دسترسی آسان به اطلاعات
3.2. ثبت دقیق اسناد با جزئیات مورد نیاز
3.3. يکپارچه سازی بستر اطلاعاتی آرشیو های سازمان
3.4. کاهش خطای نيروی انسانی
3.5. تسريع امور
3.6. کاهش مراجعات
3.7. اطلاع رسانی دقيق
3.8. نظارت دقيق
3.9. قابليت گسترش

4. سرويسهای سيستم
از آنجايی که اين سيستم در نوع خود بسيار گسترده است، سيستم به چند زير سيستم تقسيم شده که هريک به تنهايی يا به کمک زير سيستم های ديگر بخشی از اهداف را برآورده می سازد.

4.1. آرشيو اسناد
4.3. امانات مواد آرشيوی
4.4. جستجو
4.5. تنظيمات
4.6. گزارشات

4.1. آرشيو اسناد
اين بخش جهت آرشيو انوع اسناد ممکن، و طراحی کاربرگه ها و برگه اسناد ايجاد شده است. از جمله امکانات موجود در اين بخش می توان به موارد زير اشاره نمود.
1. آرشيو انواع اسناد و مواد آرشيوی، اعم از عکس، فيلم، صوت، بريده جرايد، اسناد خطی، نامه ها و... (انواع سند به صورت پويا و درختی قابل تعريف است) بر اساس کاربرگه های طراحی شده، به دو صورت ساده (تک فرمی) و پيشرفته (بلوک بندی شده)
2. ثبت پيايندها (مانند روزنامه ها و نشريات) به صورت کامل و پيشرفته
3. امکان ثبت ريز اطلاعات مواد آرشيوی و پيايندها در قالب برگه خود مواد و يا به صورت مجزا و تعيين ارتباط بين آنها به صورتهای، فروست (داده ارتباطی)، فروست فرعی، پیوست، نشریه مادر، اثر همراه، ادامه ی، ادامه ی بخشی از، جايگزين شده با، جایگزین شده با بخشی از، ادغام شده در، ادغام شده با بخشی از، یکی شده از ادغام، جدا شده از، ادامه یافته با، ادامه یافته در بخشی از، از این پس با عنوان، از این پس بخشی از، جذب شده در، جذب شده در بخشی از، تقسیم شده به عنوانهای، يکي شده با xxx با عنوان جدید، تغيير یافته به عنوان قبلی، ویراست دیگری از اثر در قالب هم رسانه، ویراست دیگر از اثر در قالب دیگر رسانه، ترجمه، ترجمه از، باز تکثير از، باز تکثير، مجموعه، زير مجموعه، قطعه، قطعه - تحلیل، اثر نقد شده، صحافی شده در این جلد، صحافی شده با، آثار مرتبط دیگر
مثال ها:
عکس:
• ثبت موارد عمومی عکس، مانند عنوان، عکاس، محل عکسبرداری، تاريخ عکاسی و...
• ثبت مشخصات فنی عکس، مانند نوع دوربين، ابعاد عکس، نوع لنز، ميزان نور، وضعيت ديافراگم، نوع عکس (نگاتيو، ديجيتال و...)، ميزان زوم و...
• ثبت اطلاعات موجود در عکس، مانند حاضرين در عکس از چپ به راست يا ايستاده و نشسته، مهمترين شخص يا اشخاص حاضر در عکس و...
• ثبت اطلاعات توصيفی عکس، مانند موضوع عکس، دوره زمانی عکس، مراسم مربوط به عکس و...
فيلم:
• ثبت موارد عمومی، مانند عنوان، تاريخ ساخت، توليد کننده و...
• ثبت عوامل توليد، مانند کارگردان، تهیه کننده، نويسنده، فيلم بردار، آهنگساز، تدوينگر، بازيگران و...
• ثبت مشخصات فنی، مانند نوع فيلم، ابعاد فيلم (قطع نگاتيو)، نوع دوربين و...
• ثبت اطلاعات توصيفی، مانند نوع فيلم (مستند، سينمايی، داستانی و...)، موضوع فيلم، مخاطبان، دوره های زمانی مرتبط با فيلم، محل فيلم برداری و...
• ثبت موارد مربوط به محتوی فيلم، برای مثال تعيين بازه زمانی خاصی (مثالا سخنرانی شخص خاصی در فيلم) از فيلم و ثبت مشخصات آن به صورت مجزا و ارتباط بين اين بازه خاص و کل فيلم از به صورت « بخشی از »:
CD صوتی: ثبت هر يک از فايل های صوتی موجود در CD به صورت مجزا و ارتباط آنها با CD
CD فيلم: ثبت هر CD از فيلم به صورت مجزا و ارتباط بين آنها از به صورت « ادامه ی »
لازم به ذکر است که جستجو بر اساس کليه موارد فوق در سيستم پيش بينی شده است، برای مثال امکان يافتن کليه عکس هايی که شخص خاصی در آنها حضور دارد، يا در يک مراسم خاص عکسبرداری شده است، يا از يک محل مشخص گرفته شده است و... و يا کليه فيلم هايی که شخص خاصی در آن ها سخنرانی نموده يا حضور داشته است و يا توسط فرد مشخصی کارگردانی شده است و...
4. مديريت کاربرگه ها، شامل طراحی کاربرگه های ساده و پيشرفته به تعداد نامحدود و بنابر نياز برای هر نوع سند يا ماده آرشيوی و ارائه گزارش از کاربرگه های طراحی شده، برای مثال امکان افزودن موادری از قبيل، زاويه دوربين، وضعيت آب و هوا (آفتابی، ابری، شب و..)، فاصله عکاس و... به کاربرگه ثبت عکس
5. طراحی برگه اسناد و مواد آرشيوی به صورت دلخواه برای هر نوع ماده، بر اساس تگ های موجود در استاندارد مارک
6. دريافت اطلاعات فهرست نويسی اسناد و مواد آرشيوی از فايل های ISO2907 (برای مثال، خروجی دريافتی از سايت و يا CD کتابخانه ملی ايران) به همراه بررسی وضعيت فهرست نويسی جاری مواد و ارائه گزارش مقايسه ای بين اسناد فهرست نويسی شده قبلی و موجود در فايل
7. استهلاک مواد آرشيوی، شامل وجين، مفقودی، صحافی و... با امکان گسترش انواع استهلاک به صورت دلخواه و تعيين زمان تقريبی و دقيق بازگشت مواد آرشيوی به آرشيو در مواردی نظير صحافی و همچنين حذف خودکار مواد آرشيوی از موجودی در مواردی نظير مفقودی يا وجين با حفظ تاريخچه گردش
8. مديريت چاپ انوع برچسب و کارت برای مواد آرشيوی يا اعضا با امکان افزودن مواد آرشيوی به صف چاپ به صورت موردی يا کلی برای چاپ همزمان
9. امکان طراحی برچسب و کارت مواد آرشيوی يا اعضا به صورت دلخواه
10. مديريت محل نگهداری مواد آرشيوی، با امکان تعريف انواع محل نگهداری و همچنين تعيين ظرفيت هر يک از محلهای نگهداری و قابل امانت بودن مواد آرشيوی موجود در آن

 4.2. امانات مواد آرشيوی
در اين بخش سيستم عضويت، امانت و رزرو طراحی شده است. امکانات موجود در اين بخش به طور اختصار به شرح زير می باشد.
1. مديريت اعضا، شامل گزارش اعضا، درخواست عضويت به صورت آنلاين، ثبت عضويت و صدور کارت، ارائه شماره عضويت، تمديد عضويت اعضا، ثبت معرف اعضا با کد ملی (در صورت نياز) و...
2. مديريت اعضای معلق برای افرادی که به علت تخلف و...، عضویت آنان به طور موقت به حالت تعليق درآمده است
3. تسويه حساب و ارائه گزارش از وضعيت يک عضو با امکان بررسی بر اساس کد ملی، که در اين حالت حتی اگر شخص عضو کتابخانه هم نباشد، وضعيت اعضايی که وی معرفی نموده گزارش داده می شود
4. ثبت امانت، تمديد و برگشت مواد آرشيوی به همراه بررسی کليه شرايط عضو برای دريافت ماده يا تمديد آن و همچنين محاسبه خودکار جريمه ديرکرد
5. مديريت مواد آرشيوی رزرو شده و ليست انتظار؛ هر عضو می تواند در صورت نياز در ليست انتظار يک ماده قرار بگيرد و در زمان برگشت آن، سيستم به صورت خودکار آن ماده را برای اولين نفر از ليست انتظار رزرو می نمايد
6. سيستم هوشمند امانت مواد آرشيوی که در قالب يک ماده نگهداری می شوند. برای مثال درحالتي که چند فيلم در قالب يک DVD نگهداری می شوند، در صورت به امانت رفتن يکی از فيلم ها، سيستم به صورت خودکار برای ساير فيلم های موجود در آن DVD وضعيت در امانت را در نظر خواهد گرفت

4.3. جستجو
اين بخش جهت جستجوهای پيشرفته روی مواد آرشيوی فهرست نويسی شده، موجودی مراکز آرشيو و مستندات ثبت شده طراحی گرديده است. برخی از امکانات موجود در اين بخش در زير آمده است.
1. امکان جستجوی به دو صورت ساده و چند فيلدی
2. تعيين نحوه جستجو در هر يک از فيلدها (از ابتدا، همه واژه ها، هر يک از واژه ها، جستجوی دقيق)
3. مشخص نمودن عملگر منطقی بين فيلدها (و/يا)
4. امکان استفاده از عملگرهای منطقی به صورت دلخواه در هر يک از فيلد ها (AND، OR، NOT و...). برای مثال: « "امام خمينی" AND (انقلاب OR فجر) NOT پهلوی » مواردی را جستجو می کند که عبارت « امام خمينی » را شامل شده و همچنين يکی از کلمات « انقلاب » يا « فجر » را هم شامل باشد ولی کلمه « پهلوی » را شامل نشود
5. امکان فيلتر کردن جستجو بر اساس نام عام مواد، نوع ماده و يا مرکز آرشيو دارنده آن
6. استفاده از سيستم FullTextSearch جهت جستجوی دقيق تر و سريع تر 

4.4. گزارشات
در اين بخش گزارشات آماری کلان و همچنين سيستم کاملا پيشرفته گزارش ساز جهت دريافت گزارشات دلخواه از بانک اطلاعاتی، طراحی شده است. برخی از گزارشات و امکانات اين بخش به شرح زیر است.
الف) گزارشات موجود
1. گزارش مواد آرشيوی ثبت شده، به تفکيک موضوع بر اساس رده بندی های ديوئی و کنگره
2. گزارش مواد آرشيوی مستهلک شده
3. گزارش موجودی مراکز آرشيو، به تفکيک مراکز و شامل تعداد مواد آرشيوی ثبت شده، مستهلک شده، موجود و درصد هر يک از کل مراکز آرشيو
4. گزارش اعضا، به تفکيک سطح تحصيلات و مرد و زن
5. گزارش مواد آرشيوی امانت رفته، به تفکيک موضوع بر اساس رده بندی های ديوئی و کنگره
6. گزارش مواد آرشيوی در امانت، به تفکيک موضوع بر اساس رده بندی های ديوئی و کنگره
7. گزارش مواد آرشيوی فهرست نويسی شده، به تفکيک موضوع بر اساس رده بندی های ديوئی و کنگره
8. بيلان کار مراکز آرشيو، شامل آمار کلی و فعاليت های مرکز آرشيو در يک بازه زمانی خاص

ب) گزارش ساز
1. کاربری بسيار ساده و بدون نياز به آشنايی با بانک های اطلاعاتی
2. ارائه گزارشات به دو صورت ساده و آماری
3. انتخاب فيلدهای مورد نياز در گزارش با امکان تغيير نام آنها
4. تعيين فيلدهای مربوط به شرايط و نوع شرايط هر يک (برابری، بزرگتر، کوچکتر، از...تا...، شامل بودن و...)
5. امکان مشخص نمودن برخی از شرايط جهت تعيين مقادير در هنگام نمايش گزارش
6. تعيين فيلدهای آماری و نحوه محاسبه (تعداد، مجموع، ميانگين، بيشترين، کمترين، انحراف معيار و...)
7. امکان ذخيره گزارش جهت مشاهدات بعدی و يا استفاده ساير کاربران
8. ارائه نسخه قابل چاپ از گزارش و انواع خروجی های PDF، Word، Access، Excel، XML، CSV، JPG و...
9. امکان ويرايش گزارش در هر زمان دلخواه

5. مشخصات تکميلی
5.1. تحت وب بودن سيستم
5.2. عدم نياز به نصب نرم افزار در سيستم های کاربران
5.3. امکان تولید خروجی گزارشات به فرمتهای مختلف XML ، Excel و ...
5.4. امکان ثبت (Log) تمام رخدادهای سیستم
5.5. امکان ارسال گزارشات حساس از طريق ايميل برای مديران سازمان

6. ابزارهای مورد استفاده
6.1. بانک اطلاعاتی SQL Server 2005
6.2. زبان برنامه نویسی  ASP.Net 3.5 و C# .Net
6.3. تکنولوژی های Linq، JQuery و Ajax

 



تمامی حقوق مادی و معنوی این وب‌سایت به شرکت نگار تعلق دارد | نقشه سايت
گزیده محصولات
پرتال شبکه اجتماعی
شبیه ساز کتاب چندرسانه ای
سامانه مدیریت آموزش
ITIL Service Desk
پرسشنامه ساز دلفین
مدیریت املاک و مستغلات سازمانی
نشانی
ایران، تهران، خیابان انقلاب، خیابان حافظ، تقاطع سمیه، ساختمان جدید حوزه هنری، طبقه همکف،‌ شرکت نوین‌گامان ارتباطات رایانه‌ای
تلفن
708 800 88 (9821+)
پست الکترونیک
وب سایت
© 2012تمام حقوق این وب‌سایت بر اساس قانون کپی‌رایت برای شرکت نوین گامان ارتباطات رایانه ای (نگار) محفوظ است.
Skip Navigation Links
صفحه اصلی
تازه‌های نگارExpand تازه‌های نگار
محصولاتExpand محصولات
محصولات و خدماتExpand محصولات و خدمات
منابع مکتوبExpand منابع مکتوب
فروش آثار و محصولات
با نگارExpand با نگار